Sau khi ba xã cũ nhập thành xã Xuân Thới Sơn mới, nhiều người lớn tuổi phải đi xa hơn để làm giấy tờ. Phần lớn việc thường ngày, con cháu có thể làm thay bằng cách uỷ quyền, nộp trực tuyến hộ hoặc nhận kết quả thay. Nhưng có những việc pháp luật yêu cầu chính người đó có mặt hoặc tự thể hiện ý chí, như lập di chúc, đăng ký kết hôn, cấp căn cước có thu nhận sinh trắc học. Với người không đi được, một số dịch vụ như công chứng, chứng thực có thể được thực hiện ngoài trụ sở theo quy định.
Bài giúp con cháu phân biệt các việc, chọn hình thức uỷ quyền phù hợp và chuẩn bị cho trường hợp cha mẹ không ký, không đọc được. Mọi chi tiết thủ tục cần kiểm theo quy định hiện hành tại nơi tiếp nhận.
Việc nào làm thay được, việc nào cần cha mẹ
Bảng dưới là nguyên tắc chung để định hướng, không phải danh mục pháp lý đầy đủ:
| Việc | Con cháu làm thay được không | Ghi chú |
|---|---|---|
| Xin bản sao trích lục hộ tịch | Thường được, theo quy định về người có quyền yêu cầu | Hỏi trước giấy tờ chứng minh quan hệ hoặc giấy uỷ quyền |
| Nộp hồ sơ trực tuyến hộ | Được, nếu dùng tài khoản của chính cha mẹ và cha mẹ đồng ý | Tuyệt đối không dùng tài khoản của cha mẹ khi họ không biết |
| Nhận kết quả thủ tục | Thường được với giấy uỷ quyền hoặc theo cách nhận qua bưu chính | Mang giấy hẹn, giấy tờ tuỳ thân |
| Ký hợp đồng mua bán, tặng cho đất của cha mẹ | Được nếu có hợp đồng uỷ quyền đúng hình thức | Thường cần công chứng hoặc chứng thực |
| Lập di chúc | Không, phải chính người lập di chúc thể hiện ý chí | Có thể yêu cầu công chứng tại nhà khi không đi được |
| Cấp, đổi căn cước | Không, cần chính người đó để thu nhận sinh trắc học | Hỏi công an về hỗ trợ cho người già yếu |
| Đăng ký kết hôn | Không, hai bên phải có mặt | Áp dụng cho mọi lứa tuổi |
Nếu không chắc một thủ tục có cho uỷ quyền không, hỏi bộ phận tiếp nhận trước. Trang thủ tục trên Cổng Dịch vụ công quốc gia cũng thường ghi rõ đối tượng thực hiện.
Giấy uỷ quyền hay hợp đồng uỷ quyền
Trong đời sống, người ta hay dùng chung chữ "giấy uỷ quyền", nhưng có hai hình thức thường gặp. Giấy uỷ quyền là văn bản một bên, người uỷ quyền ký, thường dùng cho việc đơn giản như nộp hồ sơ, nhận kết quả, nhận lương hưu thay theo quy định của nơi chi trả. Hợp đồng uỷ quyền là thoả thuận hai bên, cả người uỷ quyền và người được uỷ quyền cùng ký, thường dùng cho việc quan trọng như ký hợp đồng mua bán, tặng cho, thế chấp tài sản.
Với những việc liên quan đến bất động sản, cơ quan tiếp nhận thường yêu cầu hợp đồng uỷ quyền được công chứng hoặc chứng thực. Với việc đơn giản, giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký có thể đủ. Mỗi nơi có thể yêu cầu khác nhau, nên hỏi chính nơi bạn sẽ nộp hồ sơ.
Nội dung uỷ quyền nên ghi rõ: ai uỷ quyền cho ai, làm việc gì, với tài sản nào (số thửa, số tờ bản đồ nếu là đất), phạm vi được làm đến đâu, thời hạn. Uỷ quyền chung chung kiểu "toàn quyền quyết định mọi việc" có thể bị từ chối ở một số thủ tục và tiềm ẩn rủi ro cho chính người uỷ quyền.
Khi cha mẹ không đi được: công chứng, chứng thực ngoài trụ sở
Pháp luật về công chứng cho phép thực hiện công chứng ngoài trụ sở trong một số trường hợp, như người yêu cầu là người già yếu, không thể đi lại được, đang điều trị tại cơ sở y tế. Gia đình liên hệ tổ chức hành nghề công chứng, trình bày hoàn cảnh, hẹn công chứng viên đến nhà. Chi phí đi lại và thù lao theo quy định và thoả thuận.
Với chứng thực, quy định hiện hành cũng có những trường hợp được chứng thực ngoài trụ sở vì lý do chính đáng như người già yếu, bệnh nặng. Hỏi bộ phận tư pháp của xã Xuân Thới Sơn về cách đăng ký và điều kiện cụ thể.
Với căn cước, người già yếu không đi được có thể hỏi công an xã về việc hỗ trợ thu nhận thông tin lưu động. Không phải lúc nào cũng có, nhưng hỏi thì biết.
Khi công chứng viên hay cán bộ đến nhà, họ sẽ kiểm tra người yêu cầu còn minh mẫn, tự nguyện. Con cháu nên để cha mẹ trực tiếp trả lời, không nói thay; đó cũng là cách bảo vệ giá trị của văn bản sau này.
Cha mẹ không ký được, không đọc được
Điểm chỉ thay chữ ký. Người không ký được do khuyết tật, tay run, không biết viết có thể điểm chỉ theo quy định về công chứng, chứng thực. Công chứng viên, người chứng thực sẽ hướng dẫn cách làm.
Người làm chứng. Người không đọc được, không nghe được hoặc không ký, không điểm chỉ được thì việc công chứng, chứng thực cần có người làm chứng theo quy định. Người làm chứng thường phải là người không có quyền lợi liên quan đến việc đó.
Đọc lại cho cha mẹ nghe. Văn bản phải được đọc lại, giải thích để người yêu cầu hiểu rõ nội dung trước khi điểm chỉ hoặc ký.
Năng lực hành vi. Nếu cha mẹ bị suy giảm trí nhớ nặng, không còn nhận thức được việc mình làm, việc uỷ quyền, lập di chúc, ký hợp đồng có thể không được thực hiện hoặc sau này bị tranh chấp. Trường hợp này cần tìm hiểu các thủ tục pháp lý khác, nên hỏi luật sư.
Cha mẹ ở Xuân Thới Sơn, con làm ăn ở xa
Nhiều gia đình gốc có con cái đã ra ở nội đô, đi tỉnh khác hay ra nước ngoài, chỉ còn cha mẹ già ở lại nhà vườn. Khi cha mẹ cần làm giấy tờ, người con ở xa có thể làm được nhiều việc từ xa: nộp hồ sơ trực tuyến bằng tài khoản của cha mẹ khi cha mẹ đồng ý, theo dõi kết quả, chọn nhận qua bưu chính.
Với những việc phải ký, phải có mặt, người con ở xa có thể uỷ quyền lại cho anh chị em hoặc người thân ở gần, hoặc ngược lại cha mẹ uỷ quyền cho người con ở gần. Người ở nước ngoài lập văn bản uỷ quyền thì làm tại cơ quan đại diện Việt Nam hoặc theo thủ tục hợp pháp hoá theo quy định, rồi gửi về.
Quan trọng là cả nhà biết ai đang lo việc gì. Một nhóm tin nhắn gia đình, ghi rõ việc đã làm, giấy tờ đã nhận, giúp tránh hai người cùng đi làm một việc hoặc không ai làm.
Dùng tài khoản định danh của cha mẹ cho đúng
Nhiều thủ tục giờ làm trực tuyến qua ứng dụng định danh và Cổng Dịch vụ công quốc gia. Người lớn tuổi thường nhờ con cháu cài, quản lý tài khoản. Việc này giúp được nhiều, nhưng cần làm đúng: chỉ thao tác khi cha mẹ biết và đồng ý, nộp đúng thủ tục cha mẹ cần, không dùng tài khoản của cha mẹ cho việc riêng của mình.
Giữ mật khẩu, mã xác thực an toàn; không đọc mã xác thực cho người lạ gọi điện xưng là cán bộ, nhân viên ngân hàng hay công an. Kẻ gian thường nhắm vào người lớn tuổi với lời nói "cập nhật thông tin định danh", "hỗ trợ nâng mức tài khoản qua điện thoại". Cơ quan nhà nước không yêu cầu cung cấp mã xác thực qua điện thoại.
Nếu gia đình có nhiều con, thống nhất một người phụ trách tài khoản của cha mẹ, và báo cho các anh chị em biết những thủ tục đã nộp, để tránh hiểu lầm về sau, nhất là với các việc dính tới đất đai, tài sản.
Với người lớn tuổi chưa có tài khoản định danh mức 2, việc kích hoạt cần làm tại công an xã, có thu nhận thông tin; nên làm trong một chuyến đi chung với việc khác để cha mẹ đỡ đi nhiều lần.
Chuẩn bị một chuyến đưa cha mẹ đi làm giấy tờ
Khi việc bắt buộc cha mẹ có mặt, chuẩn bị kỹ để chỉ đi một lần:
- Hỏi trước nơi làm, giờ làm việc, giấy tờ cần mang, và có thể hẹn trước không.
- Kiểm tra căn cước của cha mẹ còn hạn, mang theo bản chính các giấy tờ liên quan.
- Chọn buổi sáng, tránh ngày đầu tuần thường đông; mang nước, thuốc thường dùng, áo mưa.
- Nói với cán bộ tiếp nhận rằng cha mẹ lớn tuổi để được hướng dẫn chỗ ngồi chờ, ưu tiên nếu có.
- Để cha mẹ tự trả lời câu hỏi của cán bộ khi cần xác minh ý chí; con cháu chỉ hỗ trợ khi được hỏi.
- Giữ lại giấy hẹn, ghi lại tên quầy, ngày trả kết quả; hỏi có nhận qua bưu chính hay uỷ quyền nhận thay được không.
Nếu cha mẹ đi lại khó, đặt xe có người đỡ lên xuống, hoặc nhờ người quen trong xóm có ô tô chở một chuyến. Trụ sở mới có thể đông người trong những tháng đầu sau sáp nhập; hỏi giờ vắng hơn.
Sau mỗi chuyến, ghi lại những gì đã làm vào sổ giấy tờ của cha mẹ: ngày, việc, kết quả, giấy tờ đã nhận. Anh chị em trong nhà đọc là biết, không phải hỏi lại.
Nhận lương hưu, trợ cấp và tiền chính sách thay cha mẹ
Nhiều người cao tuổi ở Xuân Thới Sơn nhận lương hưu, trợ cấp xã hội, trợ cấp người có công hằng tháng. Trước đây nhiều người nhận tiền mặt tại điểm chi trả gần nhà; nay xu hướng chung là chi trả qua tài khoản ngân hàng, vẫn có hình thức nhận trực tiếp tuỳ chính sách và đối tượng. Sau sáp nhập, điểm chi trả có thể thay đổi; hỏi cán bộ phụ trách lao động, thương binh và xã hội của xã hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội.
Khi cha mẹ không tự đi nhận được, con cháu thường được nhận thay nếu có giấy uỷ quyền theo mẫu và quy định của nơi chi trả, thường có thời hạn và phải làm lại khi hết hạn. Hỏi rõ mẫu giấy, có cần chứng thực không, thời hạn bao lâu.
Với tài khoản ngân hàng đứng tên cha mẹ, con cháu không nên tự ý rút tiền khi cha mẹ không biết; nếu cha mẹ không còn đủ minh mẫn, việc quản lý tài sản cần đi theo thủ tục pháp lý phù hợp. Minh bạch với anh chị em về tiền của cha mẹ là cách giữ hoà khí trong nhà lâu dài.
Khi cha mẹ mất, báo cho nơi chi trả và làm thủ tục khai tử sớm; tiếp tục nhận tiền sau khi người hưởng đã mất có thể phải hoàn trả và gây rắc rối không đáng có.
Câu hỏi thường gặp
Con có ký thay cha mẹ khi bán đất được không?
Chỉ khi có hợp đồng uỷ quyền đúng hình thức, thường phải công chứng hoặc chứng thực, ghi rõ phạm vi uỷ quyền. Không có uỷ quyền hợp lệ thì không thể ký thay, kể cả là con ruột.
Cha mẹ già không đi được thì lập di chúc thế nào?
Lập di chúc phải do chính người để lại di sản thể hiện ý chí. Có thể yêu cầu công chứng viên đến nhà công chứng di chúc theo quy định về công chứng ngoài trụ sở, với điều kiện người lập di chúc minh mẫn, tự nguyện.
Cha mẹ không biết chữ thì ký giấy tờ ra sao?
Có thể điểm chỉ thay chữ ký, và trong một số trường hợp cần người làm chứng theo quy định. Văn bản phải được đọc lại, giải thích cho người yêu cầu hiểu trước khi điểm chỉ.
Giấy uỷ quyền có cần chứng thực không?
Tuỳ việc và yêu cầu của nơi tiếp nhận. Việc đơn giản như nộp, nhận hồ sơ có thể chỉ cần giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký; việc liên quan bất động sản thường cần hợp đồng uỷ quyền công chứng hoặc chứng thực. Hãy hỏi trước nơi sẽ nộp.
Người già có được ưu tiên khi làm thủ tục ở xã không?
Nhiều nơi bố trí ưu tiên cho người cao tuổi, người khuyết tật. Cứ nói rõ với cán bộ tiếp nhận; một số việc như chứng thực có thể được làm ngoài trụ sở khi có lý do chính đáng theo quy định.
Có người gọi điện xin mã xác thực định danh của mẹ thì sao?
Không cung cấp. Cơ quan nhà nước, ngân hàng không yêu cầu đọc mã xác thực qua điện thoại. Cúp máy, báo cho người nhà và nếu cần thì trình báo công an xã.
